Pourquoi est-ce essentiel pour votre activité ?
Aujourd'hui, la flexibilité est l'un des premiers critères de choix pour les voyageurs. En adaptant vos conditions selon vos offres, vous augmentez votre taux de remplissage :
Rassurez vos clients : Une offre annulable sans frais jusqu'à J-7 incite à réserver plus tôt.
Protégez votre trésorerie : Les offres promotionnelles peuvent être plus strictes pour garantir votre revenu.
Simplifiez votre gestion : elloha calcule automatiquement les frais dus en cas de désistement.
Ce que verront vos clients
Vos conditions d’annulation sont affichées directement au moment de la réservation, dans le récapitulatif de l’offre.
Elles permettent à vos clients de savoir clairement dans quels délais ils peuvent annuler et quels frais peuvent s’appliquer.
Suivez le pas-à-pas
Step 1 : Accédez aux politiques d’annulation
Dans le menu situé à gauche de votre écran, cliquez sur Tarification, puis sur Politique d’annulation.
Vous accédez à un espace dédié dans lequel vous pouvez créer, modifier et organiser vos différentes conditions d’annulation.
Step 2 : Configurez votre nouvelle politique
C’est ici que vous définissez le niveau de flexibilité que vous accordez à vos clients.
Cliquez sur Ajouter une politique, puis donnez-lui un nom explicite (par exemple : Annulation haute saison) afin de la retrouver facilement dans vos réglages.
Step 3 : Choisissez le type d’annulation
Choisissez le Type d'annulation qui correspond à votre stratégie :
Annulable avec frais : Vos clients peuvent annuler leur réservation, mais des frais s’appliquent selon les délais définis.
Non annulable (100 % de frais) : Aucun remboursement n’est possible en cas d’annulation.
Annulable sans frais (0 %) : Les clients peuvent annuler sans frais, quel que soit le moment.
Le choix dépend de votre stratégie commerciale et du niveau de flexibilité que vous souhaitez proposer.
Step 4 : Ajoutez ou supprimez des échéances
Pour structurer votre politique d’annulation, vous pouvez définir plusieurs niveaux de conditions en fonction du délai avant l’arrivée.
Cliquez sur Ajouter une échéance d’annulation pour créer un nouveau délai, puis associez-lui un taux de frais.
Par exemple, vous pouvez proposer :
0 % de frais jusqu’à 7 jours avant l’arrivée
50 % de frais entre 7 jours et 2 jours avant
100 % de frais à moins de 48h
Si besoin, vous pouvez également supprimer une échéance en cliquant sur l’icône de corbeille correspondante.
Ces différents niveaux vous permettent d’adapter vos conditions et de trouver le bon équilibre entre souplesse pour vos clients et sécurisation de vos réservations.
⚠️ Attention : Veillez à bien remplir tous les champs d'une ligne (délai et pourcentage) avant de cliquer sur le bouton "+". Une ligne incomplète pourrait empêcher l'enregistrement de vos modifications.
Step 5 : Ajustez le No Show
Le No Show correspond au cas où le client ne se présente pas à la date prévue de son arrivée.
Par défaut, ce cas entraîne généralement 100 % de frais d’annulation.
Cependant, vous pouvez ajuster ce taux selon votre politique, directement dans le champ prévu à cet effet.
📌 Bon à savoir : Adapter le taux de No Show peut être utile selon votre activité. Certaines structures préfèrent conserver 100 %, tandis que d’autres choisissent plus de souplesse pour fidéliser leur clientèle.
Step 6 : Créez plusieurs politiques si nécessaire
Vous avez la possibilité de créer plusieurs politiques d’annulation.
Cela peut être utile si :
vous proposez différents types d’offres,
vous avez des promotions spécifiques,
vous souhaitez adapter vos conditions selon vos prestations (hébergement, activités, options…).
Chaque politique pourra ensuite être associée à un tarif spécifique.
💡 Astuce : Pour les périodes de haute saison, n'hésitez pas à durcir légèrement vos conditions pour éviter les annulations de dernière minute qui sont plus difficiles à relouer.
Step 7 : Associez votre politique à vos tarifs
Une fois votre politique d’annulation configurée, il est important de l’associer à vos plans tarifaires.
C’est cette étape qui permet d’appliquer concrètement vos conditions d’annulation à vos offres visibles en ligne.
📌Bon à savoir : Pour savoir comment configurer vos tarifs et y associer vos politiques, consultez notre article dédié à la création de plan tarifaire.
La politique d'annulation sera enfin à insérer dans vos plans tarifaires.
Maintenant que vous avez fixé votre politique d'annulation, passez à la configuration de vos taxes.
À retenir
Visibilité totale : Vos conditions apparaissent clairement dans le tunnel de réservation, sur le voucher PDF envoyé au client et sur votre écran de gestion des paiements.
Stratégie mixte : Vous pouvez vendre la même chambre à trois prix différents avec trois niveaux de flexibilité.
Professionnalisme : Des conditions claires réduisent drastiquement les litiges et les demandes d'explication par email.